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Anhand Ihrer Daten lernen Sie mit
einem unserer Mitarbeiter in einer 45-minütigen Präsentation die
Funktionen vonAurora - OGS.

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Aurora - OGS
für 90-Tage kostenfrei testen.

Aurora-Logo: Sonnensymbol mit Schriftzug Offene Ganztagsschule

Funktionen im Überblick

  • Viele Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten.
  • Verwaltung verschiedener Betreuungsformate (über Angebote, Räume oder Gruppen).
  • Raumverwaltung und Raumbelegungspläne.
  • Schnelle Reaktion bei Mitarbeiterausfällen.
  • Vertretung für Mitarbeiter finden.
  • Export- und Importmöglichkeiten.
  • Listengenerator und Formulardesigner.
  • Module für Hilfen zur Erziehung.
  • Verwaltung von Schülern und Mitarbeitern.
  • vorgefertigte Teilnehmer-, Klassen- und Gruppenlisten.
  • Berechnung der Dienst-und Aufsichtspläne.
  • Möglichkeit, Angebote zusammenzulegen.
  • Kalender mit optionaler Google-Anbindung.
  • erweiterbare Standard-Formulare und Briefvorlagen.
  • steuerbares Berichtswesen.
  • Hoher Datenschutz und diverse Nutzerrechte.

Erfassen von Daten

Verwalten Sie mit Aurora OGS die Stammdaten Ihrer Schüler, Mitarbeiter, Schulen und noch viele weitere Daten.

Durch die übersichtlichen Verwaltungsmasken können Sie ganz leicht die Daten eintragen. Jedes Datenfeld ist klar und deutlich beschriftet. Durch Gruppierung der Eingabefelder auf verschiedenen Reitern wird schnelles und effizientes Arbeiten ermöglicht.

Nach der einmaligen Erfassung bietet das Programm Ihnen einen strukturierten Überblick über die verschiedenen Arbeitsbereiche.

Schülerverwaltung in Aurora

Schüler

Neben den Stammdaten der Schüler - wie Name, Alter und der Anschrift - können Sie auch weitere Daten erfassen,  z.B. die der Kontaktpersonen (Sorgeberechtigte, Großeltern, Vormund, ...).

In den Bereichen "Ermäßigungen" und "Verträge" können Sie sich um die finanziellen Aspekte des Ganztagsbesuchs kümmern. Legen Sie eigene Ermäßigungsgründe und ihren Gültigkeitszeitraum fest. Die Dokumente können Sie direkt im Programm hinterlegen.

Über den Bereich "Zusatzfelder" haben Sie die Möglichkeit, beliebige Daten in selbst definierten Feldern einheitlich für alle Schüler zu erfassen.

Unter "Angebote" sehen Sie jederzeit, an welchen Angeboten ein Schüler teilnimmt. Kollisionen lassen sich leicht erkennen und beheben.

Im Bereich "Berichte" können Sie alle Vorfälle und Hinweise zum Schüler dokumentieren. Legen Sie als Träger Standardberichte an, um ein einheitliches Vorgehen an allen Schulen festzulegen.

Im Programm ist es möglich, Dateien (egal welches Format) in die Datenbank hochzuladen. Die Funktion steht Ihnen in allen relevanten Menüs der Schülerverwaltung, aber auch an anderen Stellen, z.B für die Arbeitsverträge der Mitarbeiter, zur Verfügung.

Drucken Sie Briefe oder Formulare mit nur einem Klick! Nutzen Sie dafür unsere Vorgaben oder entwerfen Sie eigene Vordrucke.


Mitarbeiterverwaltung

Mitarbeiter

Mit Aurora OGS verwalten Sie bequem alle Stammdaten Ihrer Mitarbeiter.

War einer Ihrer Mitarbeiter auf einer Fortbildung, hat sich etwas am Arbeitsvertrag geändert oder wurde ein Personalgespräch geführt? Sie können diese Daten bequem in Aurora OGS eintragen und jederzeit den aktuellen Stand abrufen.

Über den Bereich "Dienstplan" haben Sie die Arbeitszeiten immer im Blick. Dazu gehören die aktuellen Einsätze genauso wie Statistiken, für welche Aufgaben der Mitarbeiter herangezogen wurde, Überstunden u.ä..


Raumverwaltung

Räume

Räume und Orte für Ihre Angebote lassen sich schnell eingeben. Der Belegungsplan mit den Angeboten wird Ihnen direkt angezeigt. Kollisionen lassen sich direkt erkennen.

Sie suchen einen freien Raum für eine Sonderveranstaltung - kein Problem, auch wenn Sie einen Raum mit bestimmten Voraussetzungen (z.B. Beamer) benötigen. Die Suchfunktion zeigt Ihnen freie Räume zu einem bestimmten Termin mit dem gewünschten Equipment an.


Übersicht

Immer alles im Blick

Mit Hilfe  tabellarischer Übersichten erhalten Sie schnell einen Überblick zu allen Bereichen von Aurora OGS.

Lassen Sie sich Schüler, Mitarbeiter, Räume, Angebote, Klassen und Gruppen anzeigen.

Die eingeblendeten Spalten bestimmen Sie selbst über ein einfaches System.  Ebenso leicht lassen sich die Datensätze filtern und sortieren.

Natürlich können Sie Ihre angezeigten Listen jederzeit drucken oder als Excel-Datei exportieren.


Datenimport

Um noch schneller mit AuroraOGS arbeiten zu können, stellt Ihnen das Programm diverse Import-Funktionen für Ihre Schüler-Daten zur Verfügung.
Unter anderem kann aus unseren Programmen "Sibank Plus", "Hera-SD" oder "ASS-Windows" ein Import durchgeführt werden  - zusätzlich aber auch aus dem Schulverwaltungsprogramm "DaNis".

Neben den festen Schnittstellen zu den oben genannten Programmen haben Sie jedoch auch die Möglichkeit den freien Import in AuroraOGS zu verwenden, um zum Beispiel aus einer Excel- oder Text-Datei Ihre Schülerdaten in das Programm zu übertragen.

OGS Anmeldungen

OGS Anmeldungen

AuroraOGS bietet Ihnen eine Funktion für das Anmeldeverfahren von Schülern an Ihrer Ganztagsschule an. Erfassen Sie Ihre Interessenten vorzeitig im Programm und lassen Sie sich den ganzen Prozess von AuroraOGS erleichtern.

So können Sie z.B. die ganzen Kind-Stammdaten bereits im Vorfeld in das Programm übertragen, sich aus diesen Listen und Formulare erstellen und anschließend zur Auswertung bereitstellen.

Statt mit verschiedenen Programmen zu arbeiten um einen Prozess abzudecken, bietet Ihnen AuroraOGS umfänglich alle Funktionen an.


Vordrucke, Listen und E-Mails

Mit dem Programm Aurora OGS starten Sie bereits mit zahlreichen Druckmöglichkeiten und haben zusätzlich die Option im Programm, weitere Ausdrucke selbst zu gestalten oder sogar E-Mails zu versenden.


Formulare & Serienbriefe

Formulare und Serienbriefe

Der Formulardesigner bietet Ihnen die Möglichkeit, Formulare und Vordrucke für die verschiedensten Zwecke zu erstellen. Es liegen bereits zahlreiche Formulare vor, die von Ihnen genutzt werden können.

Wenn Ihnen dennoch ein Vordruck fehlt, haben Sie ihn schnell hinzugefügt. Die benötigten Daten, zum Beispiel Stammdaten des Schülers, wie Name und Anschrift, werden über Platzhalter eingetragen.

Alternativ können Sie auch die beiliegenden Vordrucke Ihren Erfordernissen anpassen.


Listengenerator

Listengenerator

Im Listengenerator lassen sich Listen mit beliebigem Inhalt ausgeben. Neben dem Ausdruck auf Papier sind Sie ebenso in der Lage,  die Listen als Excel-Datei zu speichern.

Nutzen Sie auch hier eine unserer zahlreichen vorgefertigten Listen oder erstellen Sie eigene!

Bestimmen Sie dabei selber, welche Daten (Schüler, Mitarbeiter, Schulen) oder Spalten (z.B. Vorname, Nachname, Angebot) Sie ausgeben wollen.

Mit dem Listgenerator sind auch einfache Auswertungen Ihrer Arbeit möglich. Wenn Sie bestimmte Statistiken benötigen, sprechen Sie uns an.


E-Mail Versand

E-Mail Versand

Sie können bequem aus dem Programm heraus E-Mails an Eltern, Schüler oder Mitarbeiter versenden.

Aus der Übersicht wählen Sie dazu die Gruppe aus, an die eine Mail versandt werden soll. In unserem Beispiel sind es alle Schüler. Die Adressaten werden in der Liste angezeigt.

Sie können innerhalb der Gruppe sehr detailliert und mit einfachen Mitteln filtern. Es wäre z.B. möglich, die E-Mail nur an Mädchen, die jünger sind als 8 Jahre und zu einer bestimmten Uhrzeit abgeholt werden, zu versenden.

Anschließend schreiben Sie in das darunter liegende Feld Ihren Text. Es stehen Ihnen die rechts aufgelisteten Platzhalter zur Verfügung. So ist es Ihnen möglich mit einer einzigen Mail, in einem Arbeitsgang die Adressaten individuell anzusprechen und die persönlichen Daten eines jeden aus der Datenbank in den Text zu übernehmen. Selbstverständlich können Sie beliebig Anhänge an Ihre Mail anfügen.


Dienstpläne

Dienstpläne

Erstellen, ausdrucken und mit Google synchronisieren

Aurora – OGS berechnet auf Wunsch den Dienstplan. Die Einsatzzeiten können Sie flexibel festlegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Aufsichten für AGs, Gruppen oder Räume benötigen, alle Betreuungsformate sind möglich.

Mitarbeiterwünsche und Feiertage werden dabei jederzeit berücksichtigt und nachträgliche Änderungen schnell erledigt.

Den fertigen Dienstplan können Sie mit Hilfe von nur wenigen Klicks ausgeben und mit den Mitarbeiterkalendern synchronisieren. Durch die optionale Anbindung an einen Google-Kalender haben Ihre Mitarbeiter auch über ihr Smartphone immer Zugriff auf die Einteilung ihrer Aufsichten.


Ausfallende AG - Schüler umverteilen

Einfaches Umplanen bei Problemen

Ein Mitarbeiter meldet sich kurzfristig krank? Was geschieht mit der AG, die er betreut? Aurora OGS bietet in jedem Fall eine Lösung!

Im Dienstplan haben Sie die betreffenden Aufsichten schnell einem anderen Mitarbeiter zugewiesen.

Alternativ können Sie die Kinder aber auch auf andere zeitgleiche AGs verteilen.
Die Zuweisung ist schnell per Drag&Drop erledigt. Neue Teilnehmerlisten sind sofort ausdruckbar, damit die Aufsichten Bescheid wissen, dass weitere Schüler zu ihnen kommen.


Für Träger optimiert und netzwerkfähig

Aurora OGS ist für Träger optimiert und kann mehrere Schulen mit nur einem Datenbankserver verwalten.

Dabei besteht die Möglichkeit, über Internet oder Intranet die Verbindung auch für einzelne Schulen herzustellen, damit diese in der Lage sind, ihre eigenen Schüler und Klassen zu verwalten.

Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung

Mit Aurora OGS können Sie mehrere Benutzer zur selben Zeit an einer Datenbank arbeiten lassen. Jedem Benutzer können Sie die Rechte zuteilen, welche für die Arbeit mit dem Programm benötigt werden.

Soll zum Beispiel Frau Müller für ihre Schule die neuen Schüler für dieses Schuljahr eintragen, können Sie im Programm bestimmen, dass nur ihre eigene Schule von Frau Müller bearbeitet werden darf.
Einschränkungen der angezeigten Schülerdaten sind nach Schulen oder Klassen möglich.

Die Rechte können für annähernd jedes Eingabefeld einzeln gesetzt werden, sodass Sie - wenn nötig - komplexe Situationen abbilden können.

Damit können Sie die Arbeit mit Aurora auf verschiedene Personen erfolgreich aufteilen, ohne sich Sorgen um den Schutz von Schüler- oder Mitarbeiterdaten bzw. die Datensicherheit machen zu müssen.

Jeder Benutzer kann für sich festlegen, mit welcher Ansicht er OGS starten möchte. Mitarbeiter in der Verwaltung beginnen vielleicht mit einer Übersichet der aktuell laufenden oder auslaufenden Verträge. Kollegen aus dem Bereich Jugendhilfe möchten die aktuellen Berichte sehen.

So kann jeder Mitarbeiter mit Programmzugang individuell arbeiten und trotzdem behalten Sie als Träger den Überblick.

Datenschutz & Sicherheit

Datenschutz ist in unserem Hause selbstverständlich.
Es werden konsequent die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfüllt. Die Datenbank ist auf Ihrer Festplatte sicher verschlüsselt und kann nur mit unserem Programm geöffnet werden. Des Weiteren können Daten ohne die Eingabe eines Benutzernamens und Kennworts nicht gelesen und verändert werden. So wird verhindert, dass personenbezogene Daten in unbefugte Hände gelangen können.

Sie können in übersichtlicher Weise die Rechte für die verschiedenen Nutzer des Programms gezielt vergeben, das heißt, Sie können in der Rechtevergabe für jeden Benutzer der Datenbank individuell festlegen, welche Bereiche er einsehen und wo er Änderungen vornehmen darf.

Zusätzlich erzeugt das Programm eine Protokolldatei, in der jedes Ein- und Ausloggen (auch gescheiterte Versuche) festgehalten wird. Diese Datei kann nur von einem Benutzer mit Administratorrechten eingesehen und ggf. gelöscht werden.


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