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Sie können sich vom Funktionsumfang
von AENEAS - Flüchtlings Manager
durch einen unserer Mitarbeiter in
einer 45-minütigen Präsentation
überzeugen lassen.

Mit Ihrer Registrierung können Sie
Aeneas für 90-Tage kostenfrei testen.

Aeneas-Logo: Schriftzug Aeneas mit wellenförmigem Pfeil darunter

Funktionen im Überblick

  • Import und Export der Daten.
  • Ausgeklügeltes Konzept von Rechten und Rollen.
  • Ausdruck von Formularen in der Muttersprache des Flüchtlings.
  • Netzwerkfähigkeit, Client für MS-Windows, MacOS und Linux verfügbar.
  • Informationen zu den Flüchtlingen ersetzen Handakten.
  • Kompetenzerhebung von Asylbewerbern gemäß der Bundesagentur für Arbeit.
  • Zuordnung von Flüchtlingen zu Sozialarbeitern oder Ehrenamtlichen Helfern.
  • Verfahren + Information beim Abmelden von Sprachkursen.
  • Integrierter Formulargenerator für individuelle Briefe und Formulare.
  • Ausdruck verschiedener Serienbriefe.
  • Statistiken / Übersichten nach bis zu 4 Selektionskriterien.
  • Einfache Anpassbarkeit durch Hinzufügen eigener Datenfelder.
  • Unterbringung und Benachrichtigungen in einem Zug.
  • Verwaltung der Stammdaten: Flüchtlinge, Unterkünfte und Träger.
  • Foto / PDFs, Scans und Dokumente zum Flüchtling.
  • Verwaltung von Einstufungstests.
  • Automatische Zusammenstellung der Kurse nach Ihren Vorgaben.
  • Anbindung externer Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten.
  • Mitteilung an Betreuer bei Nichterscheinen zum Sprachkurs.

Kosten senken, Köpfe frei bekommen

Zuweisungen in Aeneas

Gute Mitarbeiter sind knapp – natürlich auch lieb und teuer.
Mit Aeneas verkürzen Sie Ihre Arbeitsprozesse massiv:

  • Anfragen an die Verwaltung werden mit Aeneas ca. 25% schneller bearbeitet als mit Papier und Tabellen. Sie verkürzen ganz zwangsläufig die Warteschlangen vor der Tür und haben mehr Zeit für inhaltliche Arbeit.
  • Anfragen aus dem Außendienst stehen sofort zur Bearbeitung bereit. Ihr Mitarbeiter muss nicht erst in die Verwaltung kommen, um Prozesse anzustoßen. Sie gewinnen mindestens einen halben Tag an Schlagkraft, zusätzlich entfallen die Zeiten der Nachbearbeitung im Büro.

Bei der Unterbringungs-Verwaltung erledigen Sie mehrere Aktionen in einem Schritt:

  1. Ausbuchung Quartier 1
  2. Einbuchung Quartier 2
  3. Benachrichtigung per E-Mail an den Quartier-Manager 1
  4. Benachrichtigung per E-Mail an den Quartier-Manager 2
  5. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter 1
  6. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter 2
  7. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sozialarbeiter 1
  8. Benachrichtigung per E-Mail an den zuständigen Sozialarbeiter 2

Durch den Fortfall manueller Benachrichtigungen wird massiv Arbeitszeit eingespart. Zusätzlich sind alle Informationen eindeutig und nicht manipulierbar. Es entfallen lästige Nachfragen und Fehler.

Rechnen Sie einmal den Kosten-Vorteil durch Aeneas aus. Sie kommen zum Ergebnis, dass Aeneas sich in einer Woche des Monats rentiert und Sie 3 Wochen Netto Ertrag haben.


Formulare

Sprachkurse organisieren - schnell und effizient!

Kommt der Anruf eines Sprachkurs Anbieters, können Sie bequem über eine Dialog-Maske die in Frage kommenden Personen zusammenstellen. Es werden nur noch die Personen in einen Kurs gebracht, die dem Sprachniveau des Kurses entsprechen.

Erfolgreiche Teilnehmer eines gerade abgeschlossenen Kurses können bevorzugt werden.

Somit reduzieren Sie die Abbrecherquote wegen Über-/Unterforderung drastisch. Sie brauchen nur noch Minuten, um einen Deutschkurs auf den Weg zu bringen.

Mit Hilfe von nur wenigen Angaben von Grunddaten zum Kurs, kann das Programm schnell und einfach einen Serienbrief nebst Teilnehmerliste ausdrucken.


Sprachniveau der Flüchtlinge - stets im Blick

Für die schnelle berufliche Eingliederung ist es wichtig, dass die Kurse gut geplant werden. Dazu liefert Ihnen Aeneas eine Übersicht, wann und wo wie viele Personen eines Sprachniveaus vorhanden sind. Die Übersicht lässt sich z.B. nach Nationen untergliedern.
Sie können also schon vorausschauend planen und benötigte Gelder rechtzeitig beantragen.

Die Träger können bei Ihnen den aktuellen / voraussichtlichen Bedarf abfragen und so rechtzeitig ein passendes Kursangebot schaffen.
Ganz wichtig ist, mit Hilfe der kompletten Übersicht fällt kein Flüchtling aus dem System.
Das Arbeiten im Kopf oder mit einfachen Excel-Listen ist bei der großen Zahl der Flüchtlinge und Neu-Ankommenden nicht mehr handhabbar.
So können Sie schnell sehen, ob es bei Ihnen Kandidaten gibt die eventuell zum nächsten Ausbildungsbeginn das entsprechende Sprachniveau erreichen können. Diese würden dann schon mal teilweise aus Ihrem Leistungsbezug fallen. Was eine Reduzierung Ihre Kosten und Arbeit mit positiver Perspektive mit sich bringt.

Einstufungtests und Deutschkurse können Sie mit Aeneas effektiv vorausplanen, die Träger und Ehrenamtlichen ansprechen und die Finanzierung frühzeitig beantragen.

Dies hat viele Vorteile:

  • Sie können frühzeitig erkennen, wann Kurse auslaufen und Bedarf an aufbauenden Kursen besteht.
  • Die Träger bekommen die Teilnehmer in möglichst gleichen Gruppen vorsortiert.
  • Durch die Vorsortierung können die Kurse mit möglichst homogenen Teilnehmergruppen starten. Dies reduziert die Abbrecherquoten ungemein.

Das Sprachniveau der Flüchtlinge können Sie, aber auch externe Träger, über Ihren Zugang Online eingeben.
Ihr Vorteil: Sie haben alles im Blick und stehen kompetent da!


Rechte & Rollen

Richten Sie Aeneas so ein, dass Ihre Mitarbeiter die Informationen erhalten, die sie für die Erfüllung Ihrer Aufgaben brauchen.

Ein ausgeklügeltes System von Rechten und Rollen versetzt Sie in die Lage, den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden. Jeder hat Sicht auf nur die relevanten Daten, die für die Sacharbeit erforderlich sind. Bei Bedarf kann die Berechtigung auf einzelne Datenfelder genau geregelt werden.


Unterkünfte

Verwaltung der Unterkünfte

Bisher macht es viel Arbeit, z.B. die von der Polizei regelmäßig benötigten Listen zusammenzustellen.

Aeneas kann nun vollautomatisch zu einem vorgegebenen Tag / Uhrzeit z.B. die Belegungslisten per E-Mail versenden.
Neben den Pflichtempfängern, wie z.B. der Polizei, kann dies auch an Betreuer oder einen ausgewählten Personenkreis erfolgen.

So haben alle Beteiligten immer pünktlich z.B. Freitags um 12:00 Uhr die ganz aktuellen Listen vorliegen - auch wenn Sie verhindert sind, dies erfolgt vollautomatisch ganz ohne Sie zu belasten.

Folgende Informationen werden automatisch per E-Mail versandt:

  • Betreuer werden über Sprachkurszuweisungen informiert
  • Änderungen in der Unterbringung werden an die Betreuer weitergeleitet
  • Änderungen der Betreuer-Zuordnung
  • Wenn es im Sprachkurs Probleme gibt, erhalten Die Betreuer automatisch eine Mitteilung

Wir haben bewusst auf eine einfache Gestaltung der Masken Wert gelegt.

Ihr Vorteil: Für Neuankömmlinge oder Umquartierungen erkennen Sie sofort, wo noch Kapazitäten vorhanden sind. Umzüge sind einfach zu veranlassen und nachzuhalten.


Aeneas-WEB

Einbindung der Ehrenamtlichen

Die Stadtverwaltung kann bei der hohen Zahl von Flüchtlingen nicht auf ehrenamtliche Kräfte verzichten.

Dazu ist es notwendig, diese in die Abläufe vertrauensvoll einzubeziehen. Gleichzeitig muss der Datenschutz gewahrt werden. Aeneas ermöglicht es durch automatische Abläufe die Ehrenamtlichen datenschutzkonform einzubinden.

So ist es z.B. möglich, bei Abwesenheiten/Fehlzeiten im Kurs die zuständigen ehrenamtlichen Betreuer automatisch zu informieren. Das Personal der Stadt wird dadurch nicht belastet. Probleme können frühzeitig erkannt und angegangen werden.

Testergebnisse können extern eingegeben werden, ohne dass weitere Informationen das Stadtnetz verlassen: lediglich der zur Identifikationsnummer gehörende Name wird angezeigt, um das Testergebnis zuzuordnen.

Ein angenehmer Nebeneffekt: durch die Teilhabe an gezielten Informationen werden die Ehrenamtlichen in Ihrer Arbeit wertgeschätzt und gezielter eingesetzt!


Aeneas passt sich Ihnen an!

Moderne IT verlangt von Ihnen keine langwierigen organisatorischen Anpassungen. Aeneas orientiert sich an Ihren Arbeitsprozessen!

Beim ersten Hinsehen spüren Sie das Windows „look and feel“. Anhand von Tabellen werden Inhalte so strukturiert, dass sie Ihrer Arbeitsweise und Ihrer internen Sprach-Regelung entsprechen. Im Zentrum steht der Mensch, nicht die Technik. Zusätzlich bieten wir Ihnen mit dem Erwerb von Aeneas an, das Programm nach Ihren persönlichen Vorgaben zu parametrisieren. Brauchen Sie z.B. eigene Listen / Formulare oder neue bzw. zusätzliche Eingabefelder, erstellen wir diese schnell und preisgünstig.


Online-Modul, ein besonderer Clou!

Sozialarbeiter und von Ihnen Beauftragte Helfer kommunizieren im Außendienst innerhalb von Aeneas mit Hilfe mobiler Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Notebook.
Über die Online-Schnittstelle werden Anfragen in die Verwaltung hinein gesandt und können sofort bearbeitet werden. Dabei ist immer ersichtlich, was zu erledigen ist, um wen es geht und wo er untergebracht ist.

Es gibt weniger Nachfragen, zeitaufwändige Suche entfällt. Die Zeitersparnis ist enorm!


Datenschutz und Datensicherheit im Programm

Der Datenschutz wird in Aeneas groß geschrieben. Zur Datensparsamkeit werden konsequent keine überflüssigen Informationen gesammelt.

Grundsätzlich bleiben die Daten im gesicherten Stadtnetz.

Hier werden alle Auflagen rund um die Zugangskontrolle eingehalten. Der Zugriff externer Personen wird auf ganz konkrete Abläufe begrenzt – es werden dann nur die für den jeweiligen Auftrag unbedingt notwendigen Informationen übertragen.

Die Datenübertragung beim Zugriff externer Personen erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.


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